Publisert: 13.09.2023
For å unngå avvik som fører til merarbeid og forsinkelser, ber vi om at følgende punkter blir opplyst på fakturaer som sendes til oss:
- Fakturaen skal alltid tilfredsstille de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
- Fakturareferanse: Avtalt prosjektnummer (eller ressursnummer). Det skal kun være ett prosjektnummer eller ett ressursnummer pr. faktura.
- Finnes det henvisninger til andre dokumenter på faktura skal dette vedlegges: Timelister, avtaler etc.
- 30 dagers forfall
Fakturaadresse
For at din faktura skal få raskest mulig behandling hos oss er det viktig at alle fakturaer stiles til korrekt selskap og er merket med gyldig fakturareferanse.
Alle selskapene i konsernet har samme fakturaadresse:
«Navn på selskap»
Postboks 1378 Vika
0114 Oslo
Vi ønsker primært å motta faktura i EHF-format (Elektronisk Handels Format).
Alle våre selskaper er registrert i ELMA (elektronisk mottakeradresseregister) og EHF-faktura skal sendes til følgende organisasjonsnummer:
KS (kommunesektorens organisasjon) 971032146
KF AS 910976222
KS Agenda AS 988386839
KS Møteplasser AS 929290755
KS Digitale Fellestjenester AS 931796003
KS Konsulent AS 997711017
Kommunenes Hus AS 935087759
Fakturamerking
Alle fakturaer som sendes til selskaper i konsernet skal merkes med enten et ressursnummer eller et sekssifret prosjektnummer.
For leverandører som tidligere har merket fakturaer med ressursnummer ber vi dere om å legge til prefiks A i referansen, f.eks A1234 hvor 1234 er ressursnummeret.
For raskest behandling bør du sende elektronisk faktura i EHF-format.
Bruk av korrekt felt i EHF-formatet
Både ressursnummer AXXXX og prosjektnummer XXXXXX skal stå i felt:
<cbc:BuyerReference>AXXXX</cbc:BuyerReference>
eller
<cbc:BuyerReference>XXXXXX</cbc:BuyerReference>
Krav til fakturaer sendt i e-post
Fakturaen sendes i pdf-format til epostadresse faktura@ks.no. Det må kun leveres én fil per faktura, men hver e-post kan inneholde flere filer (fakturaer).
Ett ressursnummer eller ett prosjektnummer skal oppgis i feltet «Deres ref.» på samme format som beskrevet for EHF-faktura. Alle andre henvendelser sendes til økonomiavdelingen på epost support-okonomi@ks.no.
Ufullstendige fakturaer
Dersom fakturaen inneholder feil eller mangler vil den avvises i InvoiceFirewall. Det vil ikke aksepteres renter eller omkostninger på fakturaer som er avvist på bakgrunn av manglende opplysninger som beskrevet ovenfor.
Har du spørsmål angående merking av faktura ta kontakt med oss på support-okonomi@ks.no.
Takk for at dere hjelper oss til å ha en effektiv fakturaflyt slik at vi unngår systemavvisning og sikrer at faktura blir behandlet og utbetalt ved forfall.
