Datainnsamling til PAI-registeret 2024

Frist for innlevering av PAI-rapporten

Innleveringsfrist for PAI-rapporteringen for 2024 er mandag 16. desember 2024.

NB! Kommuner og fylkeskommuner med brudd i 4.2.1-forhandlinger bes om å levere PAI-rapporten innen 16. desember selv om resultatet av de lokale forhandlingene ikke er kommet med. Når forhandlingene er ferdige og resultatet er iverksatt, ber vi om at dere rapporterer på ny med endelige tall.

Informasjon om nye stillingskoder, stillingskoder som utgår mv, er oppdatert for 2024 på denne siden. Nederst på denne siden finnes oppdaterte kodelister og veiledere, inkludert B-rundskriv 200-2024 med veiledning til utfyllingen.

Tellingstidspunkt

Tellingstidspunkt for PAI-rapporten er 1. desember 2024. Med tellingstidspunkt menes at alle arbeidstakere ansatt per 1. desember 2024 skal med i rapporten. Grunnlønn og lønnssats skal være per 1. desember 2024.

Opplasting av filer

Filer lastes opp på www.ks.no/datainnsamling. For å kunne gjøre dette må man ha brukernavn og passord. Dersom du ikke allerede har brukernavn og passord, kan du registrere under. Brukernavn skal være egen gyldig epostadresse, mens du fritt kan velge passord (minimum syv tegn).

Opprett bruker her

Dersom en ekstern leverandør leverer data for kommunen/fylkeskommunen/virksomheten, må leverandøren også registrere bruker for å kunne laste opp filer.

Endringer i stillingskoder fra 2024

Fra 1. mai 2024 innføres fem nye stillingskoder i HTA. Fullstendig informasjon om endringer i stillingskodene finner dere her: Iverksettingsrundskrivet for hovedtariffoppgjøret 2024

De nye stillingskodene er som følger:

Fra 1. mai 2024 innføres også en ny stillingsgruppe: «Stilling med krav om fagbrev og 2-årig fagskoleutdanning». Det er knyttet to nye stillingskoder til denne gruppen, henholdsvis 7728 fagarbeider med høyere fagskoleutdanning og 7729 Fagarbeider med høyere fagskoleutdanning (med særaldersgrense).

Øvrige endringer i stillingskoder fra 1. mai 2024

Stillingskodene 7714 og 7713 utgår. Arbeidstakere i disse stillingskodene overføres til henholdsvis 7523 Spesialsykepleier/Klinisk spesialist i sykepleie og 7733 Spesialvernepleier/klinisk vernepleier.

Stillingskode 7710 Annen stilling med krav om spesialutdanning splittes som følger:

Viktige endringer i stillingskoder fra tidligere år

For øvrig minner vi om endringene for stillingskodene 6559 Konsulent og 6599 Spesialkonsulent, som ble innført fra 2021:

Stillingskode 6559 Konsulent skal rapporteres for arbeidstakere i stillingsgruppen «Fagarbeiderstillinger / tilsvarende fagarbeiderstillinger». Arbeidstakere som tidligere hadde stillingskode 6559 og var i stillingsgruppe «Lærer og Stilling med krav om 3-årig U/H-utdanning (min. 180 studiepoeng)» skal nå rapporteres med stillingskode 6599 Spesialkonsulent.

Andre koder som skal rapporteres (yrkeskoder og Kostra funksjonskoder)

Oppgavegivere som leverer tekstfiler skal rapportere 7-sifrede yrkeskoder basert på Styrk 98, og Kostra funksjonskoder for 2024.

Kodelistene finner dere her:

• Yrkeskoder (Styrk 98)
• Kostra funksjonskoder

Når det gjelder Kostra, vær oppmerksom på at funksjon 254 utgår og erstattes med funksjonene 257 og 258 fra 2024.

Om rapportering av lønn og stillingsstørrelse for avlastere (SGS 1030)

For avlastere, det vil si arbeidstakere omfattet av SGS 1030, skal følgende stillingskoder benyttes:
5510 – Avlaster i eget hjem
5520 – Avlaster i brukers hjem
5530 – Besøks- /avlastningshjem

Det er kun avlastere som får utbetalt lønn i desember, som skal rapporteres til PAI. For timelønte regnes dellønnsprosenten ut på bakgrunn av antall timer jobbet i november og utbetalt i desember.

Det maksimale antall timer per år det er mulig å jobbe i disse stillingskodene er 60 timer * 52 uker = 3120 timer per år. Årslønn i full stilling (felt 12 i PAI-rapporten) skal dermed rapporteres som timesats multiplisert med 3120.

3120 timer per år tilsvarer 260 timer i måneden. Dellønnsprosent (felt 13 i PAI-rapporten) skal rapporteres som antall timer arbeid som avlaster i måneden før tellingsmåneden, dividert med 260. Hvis for eksempel en avlaster jobber 48 timer i løpet av november, skal dellønnsprosent være 48/260 = 18,5 prosent.

Eksempler på beregning på årslønn og dellønnsprosent:

1. For en avlaster med en timesats på 95 kroner, skal beløp for årslønn i full stilling rapporteres som 95 * 3120 = 296.400. Hvis hen jobber 24 timer i måneden, er dellønnsprosenten 24/260 = 9.23 prosent (rapporteres i felt 13 som 00923).
2. En avlaster har en døgnsats på 2280 kroner. Hen jobber tre døgn i løpet av november. Timesatsen er dermed 2280/24 = 95. Antall timer i løpet av måneden er 3 * 24 = 72 timer. Årslønn i full stilling er dermed 95 * 3120 = 296.400. Dellønnsprosenten er 72/260 = 27,69 prosent (rapporteres i felt 13 som 02769).

Dersom en avlaster både har jobbet på timebasis og døgnbasis, kan hen rapporteres på to ulike rader i PAI-rapporten.

Endringer i utdannings- og tjenestestedskoder fra 2023

Ny tjenestestedskode

Tjenestested 2700 Fagskole er innført fra 2023.

Nye utdanningskoder for lærerutdanning

Som følge av innføringen av 5-årige lærerutdanninger, er følgende nye utdanningskoder innført:
185        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 1-7
186        Master i grunnskolelærerutdanning, trinn 5-10
187        Master i lektorutdanning, trinn 8-13

De nye kodene skal brukes for lærere som blir tilsatt fra og med 2023 og som har de nye utdanningene. Alle eksisterende utdanningskoder for lærere og lektorer kan fortsatt brukes for de som ble ansatt i 2022 eller tidligere.

Nye utdanningskoder for fagskoleutdanning

Fra 2023 er det innført fem nye utdanningskoder for fagskoleutdanning. De tre tidligere kodene videreføres, men betegnelsen er justert noe for å favne bredere fagfelt enn før. De nye kodene skal brukes for nyansatte fra og med 2023 som har fagskole som sin høyeste utdanning. Det er ikke nødvendig å endre utdanningskoden for de som er ansatt tidligere. Fullstendig kodeliste:

Krav til filer til PAI-registeret (gjelder ikke for de som leverer Excel-skjema)

Filene skal være uformaterte tekstfiler (.dat). Vi kan ikke ta imot Excel-filer, HTML-filer, PDF-filer, Word-filer, csv-filer etc., eller rapporter med overskrifter. Se Eksempelfil_PAI.dat (txt-fil) for riktig filtype og innhold.

For oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema

Dere vil motta en e-post med Excel-skjema vedlagt. Excel-skjemaet fylles inn med lønns- og personalopplysninger og lastes deretter opp på www.ks.no/datainnsamling. Veiledning om hvordan Excel-skjemaene skal fylles ut ligger som egne arkfaner i skjemaene. B-rundskriv 200/2024 vil også inneholde fullstendig veiledning for oppgavegivere som leverer data på Excel-skjema.

Se eksempel på Excel-skjema under Koder og veiledere lengre ned på denne siden. Det er arkfanen "Brukerark" som skal fylles ut med lønns- og personalopplysninger. Arkfanene "forklaring", "info om feltene" og "eksempel" er kun til veiledning.

Kodelister og veiledere

I lenkene nedenfor er det lister over gyldige stillingskoder i henholdsvis Hovedtariffavtalen, Energiavtale I og II og Bedriftsavtalen. I tillegg finner dere lenker til gyldige utdanningskoder, tjenestestedskoder m.m.

Bruk av innsamlede opplysninger

KS bruker de innsamlede lønns- og personalopplysningene til en rekke ulike formål. Blant annet å lage lønnsstatistikk til bruk i sentrale og lokale lønnsforhandlinger, konsekvensberegninger av sentrale lønnsoppgjør, KS’ interessepolitiske arbeid, sysselsettingsstatistikk om kommunal sektor, beregning av OU-kontingent, beregning av resultat av uravstemning, samt andre områder som belyser lønn og arbeidsforhold i kommunal sektor. Det publiseres ikke tall som gir grunnlag for å identifisere enkeltpersoner. Dette ivaretas gjennom at vi aldri publiserer tall basert på mindre enn 10 (unntaksvis 5) årsverk.

Les mer om bruken av data i PAI-registeret her