Åpenhetsregister i kommunene

Anbefalingene vil være nyttige for kommuner som ønsker å etablere åpenhetsregister eller lignende.

Flere kommuner har etterspurt kunnskap om dette og enkelte har selv forsøkt å etablere et register over hvem som kontakter beslutningstakere i kommunen. Hensikten med et slikt åpenhetsregister er  økt åpenhet om kommunale beslutningsprosesser. Dette kan bidra til å styrke rettsikkerheten, offentlig kontroll med og tillit til kommunene.

Advokatfirmaet Lund og Co har utført utredningen for KS. Les hele utredningen her.

Åpenhetsregister i kommunene

I utredningen drøftes rammer og tema som kan være nyttige for kommuner og fylkeskommuner som ønsker å etablere dette. Den viser hva som er mulig innenfor eksisterende lovverk og gir en veiledning i hvordan kommunene kan gjøre det. Utredningen har også vurdert eventuelle lovendringer som kan gi en utvidet mulighet til å etablere åpenhetsregister.

Hvem skal omfattes?

Et åpenhetsregister kan i utgangspunktet omfatte eksternes kontakt med både folkevalgte og ansatte i kommunen. Hensynet til personvern er et vesentlig hinder, derfor foreslår Lund & co at et register kun omfatter folkevalgte og at kontakt registreres kun dersom det er juridiske personer som registreres. Med juridiske personer menes et ikke en fysisk person - det kan være offentlig myndighet, selskap, forening eller lignende. Det er en forutsetning at den folkevalgte på forhånd gir samtykke til registreringen. Dagens lovverk vurderes å allerede ivareta åpenhet for kontakt med administrasjonen.

Hva skal registreres?

I modellen Lund & co viser til  foreslås det at registreringen skal avgrenses til telefonhenvendelser og til møter om pågående saker. Hensikten er å balansere hensynet til at det skal være mulig å administrere systemet og samtidig gi tilstrekkelig åpenhet om informasjon folkevalgte mottar muntlig utenfor møter i folkevalgte organer. Opplysningene som foreslås registeret er navn på juridisk person, type kontakt (telefon, møte, bedriftsbesøk etv), dato, stikkord om hvilken sak, navn på folkevalgt og partitilhørighet.  Det foreslås å unnlate å registrere dersom tilsvarende opplysninger kunne vært unntatt etter offentlighetslovens regler.

Juridiske personer, folkevalgte og GDPR

Personvernforordningen GDPR er ikke til hinder for å lagre opplysninger om juridiske personer. Det er imidlertid en forutsetning at den folkevalgte samtykker til registeringen. Det bør også vedtas et eget reglement  i kommunestyrer som  ønsker å etablere åpenhetsregister.

Erfaring fra Trondheim og Oslo

Tilbake i 2017 vedtok Trondheim bystyre å opprette et lobbyregister. Bystyret vedtok et reglement for dette, men det ble senere opphevet ved Fylkesmannen i Trøndelags lovlighetskontroll av vedtaket. I Oslo har etablering av slikt register vært tema i lengre tid.  Også i stortinget har et slikt register blitt foreslått, men ikke vedtatt.

Anbefalinger: Åpenhet om kontakt med folkevalgte og ansatte