Argumenter for klarspråk

Erfaring fra en rekke statsorganer, kommuner og fylkeskommuner viser at det er masse penger å spare på å bruke klarspråk i kommunikasjonen med brukerne. Tekster som er skrevet i klarspråk, fører til at vi får færre henvendelser på telefon, e-post og i skranke – tekstene står på egne bein og gjør jobben for oss. 

En gjennomgang av alle tekstene i ulike saksbehandlingsprosesser fører dessuten ofte til at vi får effektivisert saksgangen – med de innsparingene det kan medføre.

Med tekster som er skrevet i klarspråk, legger vi også grunnlaget for at vi får gjort jobben vår kjappere, for mottakerne skjønner hva de skal gjøre, og hvordan de skal gjøre det. Vi sparer oss for purrebrev og for feil eller ikke utførte oppgaver. Tid spart er penger spart.

Ét viktig aspekt er at kommunen sparer tid og penger – men minst like viktig er det at klarspråk sparer innbyggerne for unødvendig stress og tidsbruk. Det er kommunens oppgave å legge til rette for at innbyggerne finner den informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den. Det er det klarspråk handler om. Saksgangen og regelverket er ofte komplisert nok i seg selv – språket bør ikke bidra til å komplisere innholdet ytterligere. Klarspråk handler derfor om å rydde bort språklig støy, slik at de nyttige innholdet kommer tydelig fram. Klarspråk bidrar til gode tjenester og opplevelsen av god service.

Det hjelper lite at tekniske løsninger kommer på plass hvis språket ikke hjelper lesere til å bruke dem på en god måte. Språket er en av hovednøklene i digitaliseringsarbeidet. Uten å tenke klarspråk kommer vi ikke mål – språk, design og brukernes behov må spille sammen.

De fleste kommuner har vedtatt verdier og visjoner som skal gjennomsyre alt arbeid i kommunen. Hvis en kommune mener alvor med de vedtatte verdiene og visjonene, må disse speiles også i tekstene til kommunen. Har kommunen din vedtatt å være oppdatert og i forkant, må tekstene også være i tråd med de verdiene.

Klarspråk er et avgjørende verktøy i arbeidet med å involvere og engasjere innbyggerne og skape den medvirkningen og gjennomsiktigheten som vi ønsker. Når folk skjønner hva de skal mene noe om, mener de gjerne også noe. Klarspråk innebærer å ikke skjule eller utnytte makten i språket. Slik bidrar klarspråk til medborgerskap og deltakelse i demokratiet.

Mange kommuner jobber nå intenst med å samkjøre en rekke tjenester og løsninger, og på mange områder skal de nye kommunene ha nye standardtekster. Klarspråk innebærer metoder for å jobbe med kvalitetssikring av språk og innhold, og kan være med på å bygge en felles identitet når vi to eller flere kommuner blir til én.

Det er feil. Klarspråk handler om å finne balansen mellom presisjon og klarhet. Det finnes mange eksempler i dag på at det går an å skrive tekster i klarspråk selv om du er avhengig av en del fagspråk. Her til lands har vi både lover, forskrifter, standardtekster og nettekster som inneholder masse fagspråk, men som fortsatt er skrevet i klarspråk. Det handler om hvordan du forklarer og eksemplifiserer innhold når du har grunn til å tro at ikke alle leserne er innforstått med hva du mener, og det handler om å være bevisst bruken av fagspråk ut fra hvem du kommuniserer med, og i hvilken sammenheng du kommuniserer. Dessuten: Det spesifikke fagspråket utgjør som oftest en mye mindre del av teksten enn vi tror.

Det er feil. Leserne er ikke dumme. De jobber bare ikke med det samme som deg. Ingen kan være eksperter på alle fagområder. Klarspråk handler om å ta inn over seg hvem man kommuniserer med, og deretter ta konsekvensen av det i de språklige valgene. Når det er sagt: Både eksperter og ikke-eksperter setter pris på tekster som tydelig får fram hovedbudskapet, og som har en tydelig struktur som hjelper dem til å finne informasjonen de har bruk for. NB: Det er ikke registrert et eneste tilfelle her til lands av at en virksomhet har fått klager på at språket er for enkelt ...

Nei, det er feil. Korrekt språk er en sentral del av det å skrive klarspråk, for uten et korrekt språk er det vanskelig å bli tatt på alvor, og skrivefeilene kan stå i veien for budskapet ditt. Men det er altså ikke nok å skrive korrekt: De største utfordringene ligger i ubevisst språkbruk – uklar funksjon, manglende struktur og ekskluderende formuleringer.

Det er helt feil. Det er tvert imot – vi bruker klarspråk for gjøre tekstene presise for både leseren og avsenderen. Grensa for hvor langt vi kan forenkle en tekst, går nettopp ved presisjonen – den må vi alltid ivareta. Det betyr gjerne at vi må jobbe enda hardere med teksten, for arbeidet med å skrive om i klarspråk avdekker ofte tvetydigheter og uklarheter som det vage språket i den opprinnelige teksten tildekker.

Så kan det hende at vi innimellom må droppe noen nyanser og eventualiteter i bytte mot å faktisk nå fram med et hovedbudskap, men det er likevel noe annet.

Det er feil. Klarspråksprinsippene er nyttige i all skriftlig kommunikasjon. De må tilpasses den enkelte sjangeren, leseren og lesesituasjonen, men klarspråk fungerer på alt. Med klarspråk kan vi få bedre brev, nettekster og e-poster, men også stillingsannonser, saksframlegg, rapporter, kommuneplaner og strategidokumenter. Vi har dessuten masse bevis på at klarspråk fungerer bedre også i juridiske tekster som lover og forskrifter.

Det er også feil. Det er forskjell på hva slags klarspråk vi bruker i et svar på en søknad om barnehageplass og i en reguleringsplan, og vi bruker klarspråksprinsippene ulikt når vi skriver henholdsvis en arbeidsgiverstrategi, en stillingsannonse og en e-post til en kollega. Hele poenget er at det er leseren som avgjør hvilke av klarspråksprinsippene det er hensiktsmessig å bruke. Når vi følger retningslinjer for klarspråk, må vi derfor alltid tilpasse dem til den aktuelle leseren og den aktuelle situasjonen.

Nei, det er feil. Kommunens tekster skal ikke utvide innbyggernes ordforråd eller lære innbyggerne å lese kompliserte tekster – det er det andre tekster i samnfunnet som må stå for. Kommunens tekster skal formidle nyttig informasjon til innbyggerne og guide dem til gode løsninger. Punktum. Dermed blir det for eksempel et kvalitetstegn når teksten gjør det enkelt å velge bort den informasjonen som ikke er relevant, eller at språket er så enkelt at du slipper å bruke tid på å gruble og tenke. Det setter både kompetente og mindre vante lesere pris på.

Feil. Juristene vil også ha klarspråk og gode tjenester som gjør det enkelt for innbyggerne å vareta plikter og rettigheter – det finnes det mange eksempler på både i statlige virksomheter og kommuner. Men igjen handler det om hva vi mener med klarspråk. Klarspråk er ikke å bytte ut ord fra regelverket med hverdagslige ord i alle situasjoner, og det er ikke alltid vi kan kutte henvisningene til regelverket. Juristene har inngående kunnskap om hva som er viktige nyanser i tekstene, og hvor grensene går for hva vi kan gjøre. De er også eksperter på å forklare hva som ligger gjemt av instruksjoner, rettigheter og konsekvenser i et enkelt ord fra loven. Derfor er det viktig å jobbe tett sammen når vi skal utvikle gode tekster og godt innhold. Den upresise språklige sjargongen kan alle være enige om skal bort, så de gode diskusjonene må dreie seg om hvordan vi kan kommunisere essensen i faget og regelverket på en forståelig og korrekt måte.