Publisert: 17.12.2018
Metoden kan brukes til å kartlegge kommunens språkkultur og de ansattes holdninger til språk før dere starter et klarspråksarbeid. De ansattes holdninger er en sentral del av språkkulturen i kommunen. Verktøyet kan også brukes til å måle effekten av kommunens klarspråksarbeid i etterkant.
Følg steg 1–3 i fremgangsmåten nedenfor dersom dere skal gjennomføre en kartlegging. Hvis dere skal gjennomføre en effektmåling, følger dere steg 4–7.
Dette trenger dere
Slik gjør dere det
Forbered undersøkelsen
- Definer målgruppen for undersøkelsen
- Vurder hvem som er relevante mottakere. Undersøkelsen bør som et minimum gå ut til alle som deltar (eller har deltatt) i organisasjonens klarspråksarbeid. Det er ellers naturlig å avgrense målgruppen til ansatte som er involvert i skriftlig kommunikasjon med innbyggerne.
- Velg kanal
- E-postundersøkelser er rimelig dersom dere har nødvendig teknisk kompetanse til å gjennomføre det selv. De fleste dataverktøy gjør det også mulig å enkelt ta ut rapporter som oppsummerer resultatene.
- Papirbaserte undersøkelser krever ingen teknisk kompetanse, men innebærer en del arbeid og kostnader til distribuering og manuell registrering i etterkant.
- Utarbeid spørreskjema
- Ta utgangspunkt i malen for å undersøke kommunens språkkultur (nynorsk). Velg ut de spørsmålene dere ønsker å ha med, og legg eventuelt til nye spørsmål hvis dere ønsker det. Tenk gjennom om det er relevant å ta med bakgrunnsspørsmål, for eksempel for å finne ut om språkholdninger varierer mellom avdelinger eller stillingstyper i organisasjonen.
- Dersom dere har et apparat for å gjennomføre ansattundersøkelser, kan spørsmålene om klarspråk inkluderes i den eksisterende undersøkelsen. Pass på at undersøkelsen ikke blir for lang.
- Planlegg tidspunkt for utsending
- Planlegg hvilke dager dere skal gjennomføre undersøkelsen.
- Unngå å sende ut undersøkelsen i og rundt høytider og ferier, siden det kan redusere antall svar. Det kan også være lurt å ikke sende ut undersøkelsen fredag ettermiddag eller mandag morgen.
Gjennomfør undersøkelsen
- Utsending
- I e-posten eller skjemaet dere sender ut, må dere informere de ansatte om hensikten med undersøkelsen, hva funnene skal brukes til, og at resultatene vil bli behandlet anonymt.
- Påminnelse
- Noen dager etter første utsendelse kan dere sende ut en påminnelse til alle som ikke har svart. Det er vanlig å sende ut to påminnelser. Dere kan sende den første påminnelsen etter tre dager.
Oppsummer og analyser funnene
- Den første undersøkelsen kartlegger ansattes holdninger til språk og språkkulturen i organisasjonen.
- Ved bruk av e-post
- De fleste dataverktøy gjør det mulig å enkelt ta ut rapporter som oppsummerer resultatene, både i form av frekvensfordelinger på hvert spørsmål og krysstabeller som viser hvordan svarene fordeler seg på bakgrunnsspørsmål som avdeling og stillingstype.
- Ved bruk av papirskjema
- Dere registrerer svarene fra de ansatte manuelt i et registreringsskjema. Dette må gjøres for hvert spørsmål. Dere kan benytte malen som er utviklet til dette formålet.
Gjennomfør klarspråkstiltak og planlegg oppfølgingsundersøkelse
- For å måle effekten av klarspråksarbeidet dere gjør, må dere gjennomføre en tilsvarende undersøkelse etter at dere har gjennomført klarspråkstiltak, for eksempel bearbeiding av tekster eller klarspråkskurs.
- Det kan være lurt å starte planleggingen av oppfølgingsundersøkelsen kort tid etter at den første undersøkelsen er gjennomført.
Forbered oppfølgingsundersøkelse
- For at det skal være hensiktsmessig å gjennomføre en oppfølgingsundersøkelse blant de ansatte, bør dere ha gjennomført klarspråkstiltak av et visst omfang og over en viss tid.
- Velg målgruppe og kanal
- Oppfølgingsundersøkelsen må gjennomføres på samme målgruppe og med samme kanal som den første undersøkelsen.
- Les mer om hva dere må huske på ved effektmålinger.
- Utarbeid spørreskjema
- Det er viktig at dere bruker de samme spørsmålene i oppfølgingsundersøkelsen, slik at dere kan se om svarene har endret seg. Husk også at ordlyden i spørsmålene må være lik, så dere kan sammenligne svarene.
- Vær oppmerksom på at eventuelle nye spørsmål dere legger til, ikke vil kunne si noe om effektene av klarspråksarbeidet.
- Se ellers samme punkt under steg 1.
- Planlegg utsending
- Det kan være lurt å gjennomføre undersøkelsen på et tidspunkt som er sammenlignbart med den første undersøkelsen. Se ellers samme punkt under steg 1.
